Gérer la performance pour éviter le roulement du personnel

De nombreux facteurs peuvent entraîner une sous-performance d'un employé. Certains d'entre eux sont assez simples à résoudre, comme le fait que les employés ne connaissent pas les objectifs ou les normes du lieu de travail. D'autres sont beaucoup plus graves et peuvent être très difficiles à aborder, comme l'intimidation au travail ou des problèmes personnels comme le deuil, la toxicomanie ou des problèmes de santé mentale.

Mais qu'est-ce que la "sous-performance" ?

Le Fair Work Ombudsman définit les quatre types de sous-performance comme suit :

rendement au travail insatisfaisant; un défaut d'exercer les fonctions du poste selon la norme requise
non-conformité aux politiques, règles ou procédures du lieu de travail
comportement inacceptable sur le lieu de travail, et
comportement perturbateur ou négatif qui affecte les collègues
Lorsque des problèmes de sous-performance commencent à survenir, il est important de les résoudre rapidement, mais aussi avec sensibilité, de peur qu'ils n'entraînent des résultats susceptibles d'affecter d'autres employés ou l'entreprise dans son ensemble.

Dans la plupart des cas, les employés ne seront pas conscients de leurs mauvaises performances et il est donc peu probable qu'ils corrigent le problème sans l'intervention de vous, leur directeur.

Le processus de résolution des problèmes de sous-performance est difficile et éprouvant pour l'employeur et l'employé, mais il est nécessaire. En tant que tel, il est important de savoir comment aborder au mieux la situation.

Identifier le problème

Avant de pouvoir espérer aborder et résoudre le problème, vous devez d'abord bien comprendre de quoi il s'agit.

Résoudre le problème du « pas assez de ventes » est beaucoup plus difficile que de résoudre le problème de « l'apathie et le désengagement entraînant un manque de ventes ».

L'apathie et la paresse sont des problèmes de performance courants, mais il en existe également de nombreux autres, tels que :

ne pas suivre les instructions ou effectuer des tâches selon la norme requise
ne pas comprendre les exigences ou les directives du travail
opinions cyniques et négatives exprimées dans le milieu de travail
régulièrement absent sans motif ni explication
Avoir une solide compréhension de la nature de la sous-performance est primordial pour pouvoir y remédier.

Analyser et évaluer le problème

Une fois le problème identifié, il est important d'avoir une idée de sa gravité. Cela inclut également combien de temps le problème a persisté et à quel point la sous-performance est dramatique.

Une fois que vous avez évalué le problème et que vous pouvez déterminer quand le problème a commencé, sa gravité et l'ampleur de l'écart entre la performance de l'employé et ce qu'elle devrait être, il est temps d'aborder la question lors d'une réunion.

Discuter du problème

Assurez-vous d'informer l'employé de la nature de la réunion à l'avance afin qu'il ait le temps de se préparer.

Il est préférable de réduire autant que possible le sentiment de confrontation de la réunion. Cela peut être fait en menant la réunion dans un environnement privé, confortable et non menaçant. Le « bureau du patron » peut être un lieu intimidant pour une telle réunion, alors idéalement, tenez la discussion dans une salle de réunion vide ou dans un autre endroit neutre.

Une fois à la réunion, expliquez le problème en termes clairs et précis. Les idées clés à faire passer sont :

  • quel est le problème
  • pourquoi c'est un problème, et
  • quel effet cela a sur le lieu de travail

Après cela, vous devriez discuter du résultat souhaité. Mais avant de vous lancer, c'est une bonne idée de demander à votre employé s'il traverse quelque chose dans sa vie personnelle qui pourrait avoir un impact sur son travail. Cela ouvre la porte à une conversation transparente que votre employé aurait peut-être été trop mal à l'aise pour aborder.

Il s'agit de maintenir une discussion ouverte dans laquelle l'employé a toutes les chances de faire entendre et prendre en considération son point de vue et ses opinions.

Vous pouvez mieux comprendre la nature du problème en écoutant simplement ce que votre employé a à dire.

Gardez toujours à l'esprit que le but de la réunion n'est pas de réprimander et de gronder l'employé. Assurez-vous de vous concentrer sur le problème, pas sur la personne. Clarifiez les détails, explorez les raisons du problème et, surtout, restez détendu et encourageant.

Résolution du problème

La solution proposée doit être conçue par vous et votre employé. Comme l'indique Fair Work, un employé sera plus disposé à accepter et à agir sur la solution conçue s'il y a contribué.

Lors de la planification de la solution, assurez-vous de poser beaucoup de questions, de souligner tout terrain d'entente, de vous concentrer sur les résultats positifs et d'offrir toute l'assistance nécessaire, comme une formation supplémentaire ou des rôles et attentes redéfinis.

Il est alors impératif de former un plan d'action clair qui comprend les éléments clés de votre discussion. Il doit expliquer le problème et ses causes, ainsi que les étapes spécifiques à suivre pour résoudre le problème. Cela devrait inclure toute aide supplémentaire requise, ainsi que des délais clairement définis pour la résolution des problèmes.

Fair Work suggère de s'en tenir au langage courant dans le plan d'action pour éviter de s'aliéner les employés ou de risquer des malentendus.

Suivi de la performance

Présenter le plan d'action ne signifie pas que le problème est résolu. Au cours des prochains jours, semaines, mois, voire années, vous devez continuer à fournir des commentaires et des encouragements à l'employé, ainsi qu'à écouter ses pensées et ses préoccupations.

Même si le problème est résolu, une courte réunion est toujours une bonne idée ne serait-ce que pour reconnaître le fait qu'il n'y a plus de problème.

Vous jugerez peut-être nécessaire de définir un plan pour vous assurer que le niveau de performance élevé est maintenu. Dans ce cas, comme précédemment, demandez à l'employé de partager ses opinions et de contribuer au plan d'action.

L'objectif de la gestion des performances est de ramener les performances d'un employé aux niveaux attendus et, en fin de compte, d'éviter d'avoir à mettre fin à son emploi.

Ce faisant, le roulement global du personnel sera réduit. La gestion du rendement peut sembler une option plus ardue que la cessation d'emploi, mais vous ne devez pas sous-estimer les coûts d'embauche et de formation de nouveaux employés.

Un roulement élevé du personnel est également très perturbateur et peut créer un lieu de travail stressant ou tumultueux dans lequel les employés ont du mal à se sentir assurés et stables dans leur poste.

Passer du temps à gérer les sous-performances montrera à votre personnel que votre intérêt réside dans la constitution d'une équipe solide et qui fonctionne bien.

Le Fair Work Ombudsman fournit un guide des meilleures pratiques pour gérer les sous-performances ici : https://www.fairwork.gov.au/ArticleDocuments/711/Managing-underperformance-best-practice-guide.pdf.aspx

Fair Work répertorie également certains problèmes de performances courants, leurs causes potentielles et certaines mesures à prendre : https://www.fairwork.gov.au/how-we-will-help/templates-and-guides/best-practice- guides/gérer-la-sous-performance#problèmescommuns

Pour toute question concernant la gestion des performances ou la cessation d'emploi, visitez la page Fin d'emploi de Fair Work ou appelez la ligne d'information au 13 13 94.

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