Le dernier kilomètre des rapports statutaires est absolument crucial. Voici comment une entreprise mondiale le fait avec ONESOURCE

Pour les équipes financières, le dernier kilomètre de conformité réglementaire consiste à générer et à soumettre les états financiers des entreprises locales aux autorités de réglementation locales une fois que l’entreprise a créé un solde statutaire à partir d’un grand livre.

En général, plus une entreprise exerce ses activités, plus cette étape sera longue, complexe et coûteuse. Chaque administration a un processus différent et, en général, les spécifications technologiques liées à la conformité aux rapports prévus par la loi varient considérablement d’une administration à l’autre. Les administrations changent fréquemment les règlements, les divulgations et les politiques. Des considérations régionales comme les barrières linguistiques et le besoin de connaissances locales rendent le processus de centralisation plus difficile pour réduire les coûts et accroître l’automatisation.

Il est donc essentiel de faire en sorte que les rapports financiers légaux locaux soient corrects dès la première fois. Les erreurs peuvent entraîner des frais élevés ou même des poursuites pénales contre les déposants de documents non conformes. De nombreuses juridictions tiennent les administrateurs personnellement responsables si les états financiers locaux ne sont pas exacts ou présentés à temps.

Après avoir standardisé certaines fonctions financières et utilisé des centres de services partagés pour centraliser les processus, un utilisateur de Thomson Reuters ONESOURCE, une multinationale, avait pour objectif d’améliorer le dernier kilomètre de ses rapports statutaires. La société, présente dans plus de 100 pays, avait d’importantes responsabilités légales en matière d’établissement de rapports, et le processus local d’information financière statutaire qu’elle utilisait était de plus en plus coûteux. Il y avait environ 500 systèmes ERP en usage, une forte dépendance à Microsoft Excel et de nombreux outils impliqués dans la consolidation et leur processus de production de rapports locaux.

Le moment était venu d’apporter un changement structurel pour transformer le système de patchwork en un processus plus évolutif, par exemple en permettant à l’utilisateur de faire des rapports légaux dans le pays et dans un centre centralisé. Cette approche permettrait de contrôler les coûts et de s’avérer plus résiliente.

Le principal indicateur macro-indicateur de succès était la réduction des coûts totaux associés aux étapes finales des rapports législatifs propres à chaque province. L’équipe a également suivi l’exactitude et la qualité de chaque dépôt.

Une approche axée sur les meilleures pratiques consiste à standardiser, centraliser et automatiser le processus de reporting statutaire grâce à l’utilisation de la technologie. Le sujet de ce cas d’utilisation a réussi à adopter cette approche en utilisant ONESOURCE Législative Reporting. Voici comment.

Établir un partenariat

Il y a plusieurs années, l’entreprise en question utilisait plus de 500 systèmes ERP, de nombreux outils de consolidation différents et une bonne partie de Microsoft Excel, le tout avant que tout se produisait au niveau local en ce qui concerne les rapports légaux. Le processus complet a pris trop de temps, reposait sur trop de processus manuels et introduit des risques inutiles. Ces facteurs ont fait une ong cas pour le changement.

Premièrement, l’entreprise a réduit son nombre de systèmes ERP de 500 à moins de 30 et a fait la transition vers un seul outil de consolidation.

De là, la fonctionnalité de ONESOURCE Statutaire Reporting répondait aux besoins précis de l’utilisateur. La société utilisait déjà le produit pour l’établissement de rapports statutaires dans plusieurs pays, mais aucune plate-forme de reporting statutaire ne disposait de toutes les données et du contenu des meilleures pratiques locales par pays permettant aux équipes financières d’automatiser les dépôts à l’aide d’une technologie à grande échelle. De nombreux marchés étaient en ligne individuellement, mais certains ne l’étaient pas.

L’ équipe avait besoin d’un moyen automatisé de superposer la divulgation réglementaire de façon conforme et à grande échelle, et d’améliorer le processus de déclaration réglementaire.

Tout d’abord, l’équipe de Thomson Reuters a élaboré des modèles pour les principales juridictions. Cela a réduit la dépendance de l’utilisateur à l’égard de l’expertise dans le pays et donc de son coût. À l’avenir, les progrès réalisés dans le domaine de la traduction automatisée pourraient offrir encore plus de souplesse à cet égard.

Pour les juridictions les moins populaires, les deux sociétés ont choisi de combler le vide ensemble. L’utilisateur a accepté de prépayer pour un contrat de quatre ans, et ONESOURCE a accepté de compléter un certain nombre de nouveaux pays chaque année en fonction des besoins de l’utilisateur. Chaque nouveau pays fourni par ONESOURCE comprenait des modèles de pays de meilleures pratiques standard créés en collaboration avec les quatre grands cabinets comptables afin de répondre aux exigences réglementaires locales. ONESOURCE a conclu des accords avec des cabinets comptables renommés pour s’assurer que ce contenu, qui change fréquemment, reste à jour en tant que source de valeur ajoutée pour les clients.

Résoudre le problème

Résultat : Une transition sans heurt qui s’est penchée sur les difficultés déclarées.

À l’

heure actuelle, plus de 54 pays sont standardisés, et plus de 16 autres devraient être standardisés au cours des prochaines phases. Cela comprend des juridictions plus petites, comme certaines au Moyen-Orient, en Afrique du Nord, en Turquie et en Afrique subsaharienne. Un modèle de centre d’excellence garantit que des équipes centralisées capables de faire plus de travail à l’avant du processus sont réalisées. Le processus sera utilisé pour toutes les administrations au fur et à mesure qu’elles seront en ligne, ce qui facilitera le suivi de toutes les équipes concernées.

« Le fait d’avoir un processus unique pour l’ensemble de la comptabilité, des PCGR aux États-Unis jusqu’à la déclaration légale et à la conformité au niveau local, est un atout puissant pour notre équipe financière et donc pour notre entreprise », a expliqué un gestionnaire de programme côté client.

« Tout est aligné, donc au premier plan, nous pouvons fusionner les équipes, consolider le travail et évoluer selon les besoins de l’entreprise, et les spécialistes locaux peuvent compléter le processus de manière experte. »

Cet utilisateur a conclu : « Auparavant, une entreprise paierait des experts locaux très coûteux en matière de rapports statutaires pour une plus grande partie du processus de conformité. Mais maintenant, nous avons seulement besoin d’experts à la fin parce que toutes les autres activités comptables sont plus génériques et peuvent être effectuées par des équipes centrales. »

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