Où le retour sur investissement peut-il être réalisé à partir des comptes fournisseurs automatisés ?

Ian Smith, directeur des finances et directeur général, Invu

Automated Accounts Payables permet de capturer les données sur les factures d’achat, qui sont reçues par e-mail ou sous forme papier et numérisées. Ces données font ensuite partie d’un flux de travail électronique qui permet de coder et d’approuver efficacement les factures, puis de procéder à un traitement automatique dans le livres prêts pour le paiement.

Nous avons illustré ces avantages tangibles en nous référant à cinq témoignages de clients ci-dessous.

  1. Réduction de loyer ou utilisation plus efficace de l’espace de bureau.

Selon certaines estimations, jusqu’à un tiers des locaux à bureaux est occupé par des classeurs, la majorité des documents stockés étant des factures des fournisseurs et des documents connexes. Le passage à l’AP automatisé élimine le besoin de stockage manuel des documents car tous les documents sont stockés numériquement.

Un déménagement de bureaux a été le point de basculement vers l’AP automatisé pour les ascenseurs Apex, où tous les documents étaient stockés dans un espace loft. Per Kevin Warnock, directeur des finances :

« Les factures y ont été placées dans l’intention de ne les conserver que pendant la période prévue par la loi. Une fois stocké là, personne n’avait le temps, ou l’inclinaison, de jeter ce qui n’était pas nécessaire. En fin de compte, nous avons utilisé tout le loft pour stocker inutilement 20 ans de factures d’achat. »

Deux agents temporaires ont été employés pour trier et numériser les documents, le cas échéant, dans une archive dans leur logiciel de gestion électronique des documents.

Ils ont mis en place un AP automatisé, non seulement pour économiser de l’espace, mais aussi pour améliorer le processus, et selon Kevin « l’ensemble du processus a été accélérer et est beaucoup plus efficace. Nous avons une image de notre position de créancier à tout moment. »

  1. Réduction du coût de la main-d’œuvre du traitement des factures.

Lamise en œuvre de l’AP automatisé réduit considérablement le temps de travail consacré au traitement des factures.

Notre expérience a été que les clients ont tendance à mettre en œuvre ces systèmes pour améliorer la productivité du personnel existant. Ils utilisent soit le temps créé pour des activités à plus forte valeur ajoutée, soit la croissance de l’entreprise sans embaucher davantage de personnel.

Exclusive Hotels and Venues recevait 70 000 factures par an et exigeait une solution qui réduisait la dépendance à l’égard des systèmes papier pour permettre à l’équipe financière de consacrer plus de temps à gérer des secteurs clés de l’activité.

Maintenant, après l’implémentation du logiciel Invu, les factures sont automatiquement codées, ce qui entraîne l’utilisation du personnel ailleurs

Après la mise en œuvre de l’AP automatisé, Christine Davies, directrice des finances, a déclaré : « Je n’emploie pas de processeurs, j’emploie des personnes qui regardent l’entreprise et veulent participer à la croissance. Le personnel a maintenant le temps de s’impliquer dans d’autres aspects de l’entreprise.

  1. Réduite g temps.

Il n’est pas rare dans les systèmes manuels que le temps de traitement d’une facture dépasse les conditions de crédit.

Les

rapports exigés par le Règlement sur les pratiques de paiement ont révélé que les grandes entreprises paient en moyenne 31 % des factures des fournisseurs en retard. Il est très peu probable que tous ces retards de paiement soient des actions planifiées.

La lenteur du traitement des factures des fournisseurs a des conséquences financières. Celles-ci vont de comptes de gestion peu fiables à une chaîne d’approvisionnement endommagée qui peut entraîner la non-réception de biens ou de services lorsque les fournisseurs mettent une entreprise en arrêt.

Produce World collabore avec un large éventail de producteurs et a donc un grand nombre de fournisseurs avec lesquels travailler.

Un goulot d’étranglement était l’approbation des factures.

« Les factures seraient remises à un approbateur et, quelques semaines plus tard, ils prétendaient ne jamais avoir vu la facture, ce qui a entraîné de longs retards qui pourraient causer des problèmes avec les fournisseurs. Il était difficile de prouver que vous avez donné la facture à l’approbateur », explique Svetlana Gallova, superviseure du grand livre des achats.

L’AP automatisé a rendu le processus d’approbation des factures beaucoup plus rapide. Ils sont désormais en mesure d’organiser, d’analyser et de publier automatiquement les factures pour approbation, et d’améliorer les relations avec les principaux fournisseurs.

  1. Amélioration du contrôle du processus dans les opérations dispersées

Pour les entreprises ayant des activités réparties et/ou un grand nombre d’employés travaillant hors site, le processus d’approbation peut s’avérer coûteux en termes de temps de traitement et de temps personnel requis pour appuyer les contrôles.

Lambert Smith Hampton a exigé l’approbation d’un éventail de personnes différentes, dont beaucoup sont dispersées géographiquement.

Historiquement, cela a pris beaucoup de temps pour le personnel à chasser les factures papier, mais depuis la mise en œuvre des approbateurs AP automatisés sont en mesure d’approuver la facture indépendamment de l’endroit où ils se trouvent tant qu’ils ont accès à Internet.

Il

en résulte que les factures sont traitées dans un délai beaucoup plus court, améliorant les relations avec les fournisseurs et la visibilité sur la documentation.

  1. Possibilité d’accéder aux données et de les réutiliser plusieurs fois

Dans certaines industries, comme le secteur de la gestion immobilière, les détails des dépenses sont lourdement vérifiés et examinés par diverses parties intéressées. Les coûts liés à la récupération des documents et à la fourniture de la piste d’audit peuvent être importants.

Metrus a mis en place une AP automatisée afin d’améliorer le contrôle d’un nombre croissant de documents reçus, en particulier les factures des fournisseurs relatives à des activités dans différentes propriétés et baux.

Une fois capturés, ils peuvent accéder aux documents rapidement et facilement « à la demande ». Cela a été particulièrement bénéfique aux fins de vérification. Martyn Vance, Chef des Comptes, a expliqué qu’ils « peuvent donner l’accès de l’auditeur à un PC avec Invu dessus et leur donner un 10 minutes comment rechercher et récupérer des factures. Cela a rendu beaucoup plus facile les rapports avec les vérificateurs. »

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