Sécuriser vos parties prenantes - REIQ

L'importance d'un engagement efficace des parties prenantes pour les agences immobilières avant-gardistes n'a jamais été aussi critique que dans le climat commercial actuel.

L'engagement des parties prenantes est loin d'être un nouveau concept commercial, alors pourquoi tant d'organisations le considèrent-elles comme une tactique réactionnaire à la suite de réactions sociales négatives à l'activité commerciale ? Cette approche erronée repose sur une mauvaise compréhension de la relation entre l'entreprise et la société, et les attentes requises de l'organisation de l'avenir.

En tant qu'entreprises communautaires ayant un impact et une pertinence significatifs pour les communautés situées autour d'elles, l'engagement des parties prenantes devrait être une priorité pour toutes les entreprises immobilières du Queensland.

L'importance d'un engagement efficace des parties prenantes et les avantages potentiels d'un engagement correct des parties prenantes dans les environnements d'exploitation commerciaux et sociaux difficiles d'aujourd'hui sont illustrés dans les avantages potentiels suivants pour votre entreprise immobilière :

  1. Impact positif sur la réputation en tant qu'entreprise durable, sociale et axée sur l'environnement ;
  2. Meilleure compréhension des besoins et des avantages de la communauté ;
  3. Approche intégrée à l'échelle de l'entreprise pour évaluer et gérer les risques ;
  4. Meilleur recrutement et rétention du personnel;
  5. Une plus grande consultation et réponse des gouvernements et des régulateurs ;
  6. Approche coordonnée avec les parties prenantes pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent ; et,
  7. Augmentation de l'adhésion et de la crédibilité des parties prenantes internes et externes.

En encadrant cette discussion, nous devons d'abord être clairs sur la définition d'une partie prenante et le processus d'engagement des parties prenantes. Les parties prenantes sont définies par le AA1000 Norme d'engagement des parties prenantes 2011 comme suit : "Les individus, groupes d'individus ou organisations qui affectent et/ou peuvent être affectés par les activités, produits ou services d'une organisation et les performances associées."

L'engagement des parties prenantes peut alors être défini comme le processus utilisé par une organisation où nous entrons dans un dialogue continu avec les parties prenantes comme une communication bidirectionnelle équilibrée, pour inviter les parties prenantes à participer à la prise de décision organisationnelle.

Les entreprises immobilières contemporaines comprennent la nécessité d'un engagement proactif des parties prenantes et de niveaux accrus de transparence et de collaboration ; ainsi qu'une approche plus cohérente de l'engagement, en particulier lorsqu'ils se lancent dans la transformation de l'entreprise.

La (ré)émergence de l'engagement des parties prenantes en tant que priorité pour de nombreuses agences immobilières peut être attribuée aux tendances sociétales australiennes relatives aux concepts de durabilité et de performance sociale et à leur mise en œuvre efficace dans l'environnement des affaires. À cela s'ajoute un effort pour améliorer la réactivité organisationnelle à l'environnement social grâce à des activités de consultation communautaire et de gestion des risques.

Entreprises immobilières et leurs parties prenantes

De nombreuses entreprises immobilières ont identifié et collaboré avec la majorité de leurs parties prenantes, en particulier les parties prenantes hautement prioritaires considérées comme stratégiquement précieuses. Les parties prenantes peuvent être globalement classées en gouvernement (local/étatique) et régulateur ; les organismes de l'industrie ; clients; des employés; communautés locales; partenaires d'affaires; médias; concurrents ; milieu universitaire; groupes d'intérêt public; Fournisseurs; et, d'autres organisations.

La remarque importante ici est que même si nous pensons savoir qui sont toutes nos parties prenantes, de nouvelles stratégies commerciales et des changements dans l'environnement commercial peuvent conduire à une série de nouvelles parties prenantes. Comment les entreprises immobilières s'assurent-elles que toutes les parties prenantes ayant la capacité d'influer sur les objectifs stratégiques et commerciaux sont engagées efficacement ? La réponse réside dans l'établissement d'un cadre efficace de gestion des parties prenantes.

Les entreprises immobilières cherchent de plus en plus à formaliser les arrangements et les processus, notamment en élaborant des plans détaillés d'engagement des parties prenantes pour éclairer les complexités des relations interdépendantes grâce à la mise en place d'une fonction de gestion des parties prenantes. Les nuances de ces cadres diffèrent en fonction de la maturité commerciale et sociale de chaque agence immobilière, cependant, à un niveau élevé, les cinq éléments fondamentaux sont :

Cadre d'engagement des parties prenantes

Figure 1 : Cadre d'engagement des parties prenantes

Le cadre d'engagement des parties prenantes illustré dans Figure 1 montre les cinq phases requises pour mettre en œuvre un processus permettant d'identifier, de comprendre et de répondre aux problèmes et aux préoccupations. Cela montre également la nécessité d'être responsable des décisions, des actions et des performances, ainsi que de fournir des rapports significatifs aux parties prenantes. Les thèmes et avantages communs d'un cadre efficace d'engagement des parties prenantes incluent :

Thèmes communs Avantages*
· Cartographie complète des parties prenantes et hiérarchisation.· Un développement social plus équitable et durable en donnant à ceux qui ont le droit d'être entendus la possibilité d'être pris en compte dans les processus de prise de décision.

· Responsabilités et responsabilités convenues pour le développement et le maintien des relations.· Contribuer au développement de relations de confiance et transparentes avec les parties prenantes.

· Méthodes définies pour la collecte d'informations sur les parties prenantes.· Permettre une meilleure gestion des risques et de la réputation.

· Méthodes et responsabilités pour surveiller les risques, les problèmes, les influences et les sensibilités des parties prenantes.· Permettre la compréhension des environnements d'exploitation complexes, y compris les développements du marché et la dynamique culturelle.

· Positions établies sur les politiques publiques ou sectorielles pertinentes.· Permettre l'apprentissage des parties prenantes, résultant en des améliorations des processus et des services.

· Une variété de méthodes de communication, y compris des forums, des réunions, des communiqués de presse, des médias sociaux et du marketing.· Informer, éduquer et influencer les parties prenantes pour améliorer leurs décisions et actions qui auront un impact sur l'organisation et sur la société.

* Source : Norme d'engagement des parties prenantes AA1000 2011

Stratégie organisationnelle, gouvernance et risques

Bien qu'un cadre solide d'engagement des parties prenantes permette une approche plus systématique de l'engagement des parties prenantes de l'entreprise, l'alignement sur les initiatives stratégiques et les activités de gouvernance est un facteur de succès essentiel pour la durabilité à long terme des opérations.

Pour s'assurer que l'engagement des parties prenantes est intégré dans une entreprise immobilière, les politiques et procédures de définition de la stratégie et de gestion des opérations doivent inclure l'exigence d'utiliser l'engagement des parties prenantes le cas échéant. L'utilisation d'un cadre pour gérer un engagement efficace avec les parties prenantes d'une entreprise immobilière doit être considérée comme une fonction commerciale clé qui éclaire le développement de la stratégie.

De plus, les processus de gouvernance et de gestion des risques doivent refléter tous les problèmes ou actions qui auront un impact significatif sur une partie prenante ou qui pourraient affecter la manière dont une partie prenante a un impact sur votre entreprise. Par conséquent, il est impératif que les activités d'engagement des parties prenantes soient reflétées dans les processus de gestion des risques d'entreprise et intégrées dans la culture du risque d'une entreprise immobilière.

Alors, qu'est-ce que ça vous rapporte ? Les dirigeants d'entreprises immobilières avant-gardistes affinent déjà leurs équipes de direction pour tirer parti de l'expertise et des relations afin de faciliter l'engagement proactif, le plaidoyer et le lobbying auprès des principales parties prenantes.

En conséquence, ils peuvent être influents dans la promotion de l'engagement des parties prenantes en tant que système de gestion intégré, informé en permanence par un engagement actif avec les parties prenantes internes et externes et intégré en tant qu'approche culturellement intégrée.

Conformément aux avantages indiqués ci-dessus, les entreprises immobilières qui s'engagent activement auprès de leurs parties prenantes peuvent bénéficier d'une amélioration de leurs performances commerciales grâce aux éléments suivants :

  • Impliquer vos parties prenantes dans un dialogue collaboratif et équitable, en donnant à ceux qui peuvent affecter et/ou peuvent être affectés par les activités, les services et les performances associées de votre agence immobilière un forum pour être entendus et pris en compte dans les processus de prise de décision ;
  • Une meilleure gestion de l'exposition aux risques de votre agence immobilière grâce à une prise en compte proactive et à l'engagement des parties prenantes dans des initiatives stratégiques telles que des projets de transformation potentiellement perturbateurs qui peuvent avoir un impact sur des parties prenantes de grande valeur ; et,
  • Tirez parti de votre réputation potentielle en tant qu'entreprise immobilière du futur. Autrement dit, une agence axée sur les facteurs de durabilité qui peuvent être influencés par votre réactivité organisationnelle positive à l'environnement social local.

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